Data i ERP

- - - - - - - - - - - - -

213.447,25

I alt

Varenavn, variant og kostpris pr. stk. er oplysninger, som du har fra din leverandør/kreditor.

45.156,00

Kreditor nr.

Navn

Saldo

Nu er varen oprettet. Næste trin er at afgive en købsordre på pastamaskinen som en ordrelinje i ERP-systemet. I dit ERP-system skal du nu ind i "Kreditor", hvor du skal oprette en ordrelinje. Den bliver sidenhen til en købsfaktura, når du godkender linjen.

Forfalden saldo

Info

I denne præsentation kan du lære om, hvordan virksomheden GourmetHjørnets forskellige afdelinger bruger ERP-systemet til at registrere varer, leverandører, køb og salg. Du starter ved at klikke på første trin af præsentationen, der foregår i indkøbsafdelingen.

Tidl. køb

El. Pastamaskine Gastro Queen

2033

Når leverandøren har sendt varerne til dig, udarbejdes en købsfaktura, som modtages i økonomiafdelingen.

Ordrelinje

Der er endnu ingen varer på lager. Kostprisen beregner ERP-systemet automatisk. (Antal x kostpris)

Modtag vare

Du indtaster nu varenummeret og hvor mange stk., du vil bestille. Alle andre oplysninger udfylder ERP-systemet selv, enten ved automatisk at hente fra databasen eller ved beregning.

Salgspris pr. stk. uden moms får du fra Salgsafdelingen. Salgspris pr. stk. med moms beregner ERP-systemet automatisk. Der er endnu ingen varer på lager. Kostprisen beregner ERP-systemet automatisk. (Antal x kostpris)

Salgspris pr. stk. u/moms

9 10 10 8 3 4 2 3 10 12 11 13 4 5 7 5 5

GastroPasta

Salgspris pr. stk. m/moms

Antal på Lager

Data i ERP I denne lille historie følger vi GourmetHjørnet.dk, der sælger køkkenudstyr på B2B-markedet. Virksomheden investerer i et nyt produkt. Vi følger de forskellige trin i processen, og ser data behandles i deres ERP-system.

Antal på lager

info@gastropasta.dk

681.700,00 10.800,00 16.260,00 27.660,00 1.240,00 810,00 1.320,00 2.124,00 1.710,00 7.750,00 12.144,00 2.013,00 2.379,00 1.024,00 3.130,00 1.442,00 1.300,00 1.275,00

88536947

Variant

Kostpris i alt

Løbende mnd. + 15 dage

142201

Varelager

Øvrige leverandører Skeppshult De Buyer Matfer Bourgeat Hocho Knife Giesser Danmark A/S Firskars Kitchen A/S - - - - - -

125.403,50 3.818,75 69.900,00 - 14.325,00 - - - - - - - -

Leverandører

Vare

45.156,00 - - - - - - - - - - - -

142207 142201 142202 142203 142204 142205 142206 - - - - - -

GastroPasta Skeppshult De Buyer Matfer Bourgeat Hocho Knife Giesser Danmark A/S Firskars Kitchen A/S - - - - - -

- 3.818,75 69.900,00 - 14.325,00 - - - - - - - -

Du kan se tidligere købsfakturaer i Kreditormodulet under “Tidligere køb" hos leverandøren.

Pris i alt

Kostpris pr. stk.

55.000,-

Når du har oprettet din ordrelinje, tjekkes denne og du godkender. Herefter er din ordrelinje blevet til en købsordre som dit ERP-system automatisk sender til din leverandør! (Nu sendes alle data fra dit ERP-system til leverandørens ERP-system, som behandler disse data. => fremsendelse af e-faktura)

10 stk.

5.500,-

Salgspris pr. stk. uden moms får du fra Salgsafdelingen. Salgspris pr. stk. med moms beregner ERP-systemet automatisk.

1.860,00 2.519,20 4.287,20 239,20 418,40 559,20 1.804,76 968,80 1.199,20 1.567,20 284,00 284,00 399,20 970,36 319,96 403,20 396,00

Kostpris i alt

1001 1002 1004 1010 1011 1050 1051 1052 2001 2002 2010 2011 2030 2031 2032 2040 2041

Øvrige varer De Buyer Kobberpande De Buyer Kobberpande De Buyer Kobberpande Proff-Line Gryde Proff-Line Gryde Masahiro Pro Kokkekniv Togiharu Kokkekniv Yaxel Tsuchimon Kokkekniv Bamix Stavblender Bamix Stavblender Benriner Mandolinjern Rivejern Imperia Pastamaskine Imperia Pastamaskine Bagesten/Pizzasten Sogo Chokoladefontænde Ariote Chokoladefontæne

776.081,00

20 cm 24 cm 32 cm 2 L 7 L 17,5 cm 24 cm 18 cm 100 W 200 W 6,5 cm Manuel m/ motor 40x35

Varenr.

19.572,-

1.200,00 1.626,00 2.766,00 155,00 270,00 330,00 1.062,00 570,00 775,00 1.012,00 183,00 183,00 256,00 626,00 206,00 260,00 255,00

Varenavn

Opret leverandør

15.658,-

Variant

Kostpris pr. stk.

Opret vare

Salgspris pr. stk. u/ moms

750 Watt

Varenr.

2.325,00 3.149,00 5.359,00 299,00 523,00 699,00 2.255,95 1.211,00 1.499,00 1.959,00 355,00 355,00 499,00 1.212,95 399,95 504,00 495,00

Varenavn

Afgiv købsordre

Salgspris pr. stk. m/ moms

Hvis du modtager din faktura på mail/elektronisk (=e-faktura), godkender du blot denne og forslaget til, hvordan der skal bogføres. Hvis du har modtaget din faktura på papir, skannes denne (evt. fotografi) og proceduren er herefter den samme.

GourmetHjørnet

Ny pastamaskine Salgschefen Ole Gormsen i Gourmethjørnet har besluttet sig for en lancering af en ny type pastamaskine. Indkøbschefen Susanne Kaufmann konstaterer at ingen af de nuværende leverandører kan levere pastamaskinen, derfor har han fundet en ny leverandør, som skal oprettes i kreditorsystemet.

Når du skal oprette en ny leverandør, skal du logge ind i dit ERP-system og gå ind under “Kreditor”.

Nyt køb

142201 142202 142203 142204 142205 142206 - - - - - -

Klik på knappen for at indsætte leverandørens oplysninger i felterne.

Nu er leverandøren oprettet. Næste trin er at oprette pastamaskinen som vare i ERP-systemet. Her skal du gå ind under “Varelager”.

9000

Aalborg

Antal

52699687

Øster Allé 10

Navn

Leverandør

Betalingsbetingelse

Adresse

E-mailadresse

Kreditor nr.

Postnr.

Telefonnummer

CVR

Anuller

Gem

Faktura nr.

66.000,00

Fakturabeløb m/moms

55.000,00

Dato

0001

KØBS-faktura

03.04.202x

Leverandørkontokort

Fakturabeløb u/moms

142207

Dit ERP-system vil automatisk justere din beholdning, så de varer som var med på købsfakturaen, nu er leveret og fremgår af lagermodulet. Hvis indkøbsprisen skal justeres, er dette samtidigt sidste chance.

Gastro Queen El. Pastamaskine

Efter godkendelse er antal styk af varen nu registreret i ERP-systemet.

750W

19.572,50 2.325,00 3.149,00 5.359,00 299,00 523,00 699,00 2.255,95 1.211,00 1.499,00 1.959,00 355,00 355,00 499,00 1.212,95 399,95 504,00 495,00

Pastamaskinerne leveres Når varerne er leveret på lageret, er det lagermedarbejderne, der modtager varerne, tjekker at det er det korrekte antal varer i forhold til ordren, og sikrer at de kommer ind i ERP-systemet.

5.500,00

10 9 10 10 8 3 4 2 3 10 12 11 13 4 5 7 5 5

55.000,00 10.800,00 16.260,00 27.660,00 1.240,00 810,00 1.320,00 2.124,00 1.710,00 7.750,00 12.144,00 2.013,00 2.379,00 1.024,00 3.130,00 1.442,00 1.300,00 1.275,00

Lagermedarbejderen kontrollerer, at leveringen stemmer overens med købsordren (altså tjekker, at det er korrekt antal, størrelse, kvalitet m.m.). Måske kommer der en følgeseddel med varerne. Denne følgeseddel kan benyttes til at afkrydse, når lageret tjekker leverancen.

Ordre leveres

Købsfakturaen ligger nu som en ordrelinje i kreditor-modulet, hvor det kom ind i vores ERP-system som modtagelse af en e-faktura. Antallet af varer kan nu ses under varelager i ERP-systemet.

I nogle ERP-systemer kan vareleverancer registreres med en scanner. Således opdateres ERP-systemet endnu nemmere, men det er de samme data, der genereres.

Købsordre

2023 1001 1002 1004 1010 1011 1050 1051 1052 2001 2002 2010 2011 2030 2031 2032 2040 2041

Lagermedarbejderen skal nu ind og finde købsordren i vores ERP-System, hvor den er gjort klar til at registrere modtagne varer. Skærmbilledet vil indeholde to felter som skal udfyldes, nemlig vores varenummer, samt det antal varer, der er modtaget

Gastro Queen pastamsk. De Buyer Kobberpande De Buyer Kobberpande De Buyer Kobberpande Proff-Line Gryde Proff-Line Gryde Masahiro Pro Kokkekniv Togiharu Kokkekniv Yaxel Tsuchimon Kokkekniv Bamix Stavblender Bamix Stavblender Benriner Mandolinjern Rivejern Imperia Pastamaskine Imperia Pastamaskine Bagesten/Pizzasten Sogo Chokoladefontænde Ariote Chokoladefontæne

Antal

750 W 20 cm 24 cm 32 cm 2 L 7 L 17,5 cm 24 cm 18 cm 100 W 200 W 6,5 cm Manuel m/ motor 40x35

Vores varenummer

5.500,00 1.200,00 1.626,00 2.766,00 155,00 270,00 330,00 1.062,00 570,00 775,00 1.012,00 183,00 183,00 256,00 626,00 206,00 260,00 255,00

Leverandørs Varenummer

15.658,00 1.860,00 2.519,20 4.287,20 239,20 418,40 559,20 1.804,76 968,80 1.199,20 1.567,20 284,00 284,00 399,20 970,36 319,96 403,20 396,00

2023

Pris

Varer registreres

Antal modtaget

EGQ750

Fornavn

Det første du gør, er at tjekke, om Pastabiksen er kunder i forvejen. Det gør du i Debitor-modulet.

61665570

Kunder

Nej

Klik på knappen for at indsætte varens oplysninger i felterne.

Firmanavn/Efternavn

Ja/nej til markedsføring

Kreditmaksimum

Oprettelse af salgsordre

Pastabiksen

1221061

Nu skal du finde kunden ved at indtaste Kreditor nr., hvorefter ERP-systemet udfylder resten. Dernæst søger du varen frem med varenummeret og indtaster det ønskede antal. Salgsprisen bliver automatisk tilføjet af systemet.

85673636

Kunder i butikken Kunden Pastabiksen har set GourmentHjørnets markedsføring for Gastro Queen. De ringer derfor ind til salgsafdelingen. Pastabiksen vil bestille (købe) 8 stk. Gastro Queen.

Salgsordre

2023

Salgspris pr. stk. u/moms

Salgspris pr. stk. m/moms

156.580,00

Varen plukkes

Oprettelse af kunde

En lagermedarbejder plukker de angivne varer på listen, og nu er varen klar til at blive transporteret til kunden. Plukning og transportstatus registreres i ERP-systemet, hvor salgsordren omdannes til en salgsfaktura.

Salgsfaktura sendes

Opret kunde

1221061 122101 122102 1221050 1221051 1221052 1221053 1221054 1221055 1221056 1221057 1221058 1221059

Hans Ole

Pastabiksen Jensen Eriksen Under Uret Restaurant Torvet Nordisk Spisehus Østergade Pizza Café Svipper Resturant Vino Bistroteket Cafe Jens Otto Bella Napoli Søren Holm ApS

- - 11.591,90 1.607,00 4.519,00 - - - - - - -

125.264,00

- - 6.608,10 - - - - - - - - -

Varenummer

Pastabiksen er ikke en af GourmetHjørnets nuværende kunder, og du skal derfor oprette en ny kunde i debitormodulet.

Pastabiksen er et firma og derfor skal du vælge den debitorrækkefølge, der starter med 12210**. De to sidste tal genereres automatisk af ERP-systemet (1221061). Du har nu brug for en række oplysninger, som du får i kontakten med kunden.

Salgsfakturaen overføres elektronisk til salgsafdelingen, der sender den til kunden. Nu er salget gennemført.

Løbende måned + 8 dage

200.000

Når du skal oprette en salgsordre/salgsfaktura, skal du have data om hvilken kunde, du sælger til, samt oplysninger om hvilken vare og mængde der skal leveres. Hvis der er “afvigende data” fra standard salg, skal du også have disse data; det kan fx være en aftalt rabat eller lign. Klik på “Opret salg” ud for Pastabiksen.

Efternavn / Firmanavn

9600

Jensen Eriksen Under Uret Restaurant Torvet Nordisk Spisehus Østergade Pizza Café Svipper Resturant Vino Bistroteket Cafe Jens Otto Bella Napoli Søren Holm ApS

Nu tilføjer systemet en betalingsdato til salgsordren og sender en såkaldt “plukkeliste” til lageret.

Tidl. salg

Års

Betalingsbetingelser og kreditmaksimum aftales med kunden med udgangspunkt i GourmentHjørnets politikker vedr. kunder. Pastabiksen er potentielt en stor kunde, som Gourmenthjørnet meget gerne vil opbygge en relation til. Der bliver derfor aftalt nogle gunstige betingelser.

122101 122102 1221050 1221051 1221052 1221053 1221054 1221055 1221056 1221057 1221058 1221059

84.495,90

Klik på knappen for at indsætte kundens oplysninger i felterne.

Torvet

Hans Ole

Kunde

41.058,10

Opret salg

Debitor nr.

Fornavn

torvet@pastabiksen.dk

1. Forsendelsesopdateringer Information om at ordren er faktureret, sendes til logistik- eller forsendelsesmodulet, som automatisk kan udløse en plukkeliste for lagerpersonalet til at pakke og sende varerne.

a. Lagertræk Lagermodulet reducerer automatisk lagerbeholdningen for de varer, der er inkluderet i salgsordren. Hvis en kunde har købt 10 styk af et produkt, vil lagerbeholdningen blive reduceret med 10 styk.

1. Ordrebekræftelse Når en faktura genereres i debitormodulet, bekræftes salgsordren automatisk. Informationen om at en ordre er gennemført, sendes til lagermodulet.

2. Opdatering af kundekonti Debitorsaldi opdateres, hvilket afspejler det skyldige beløb fra kunden. Systemet kan også sende betalingspåmindelser eller administrere betalingsplaner.

2. Opdatering af lagerbeholdning

1. Bogføring af salg Fakturaoplysningerne sendes automatisk til finansmodulet, hvor salget bogføres som omsætning. Debet- og kreditposter oprettes i regnskabsmodulerne, hvilket sikrer at alle finansielle data er opdaterede og korrekte.

Automatiske processer i ERP-systemet Når der udarbejdes en faktura i debitormodulet i et ERP-system, sker der en række automatiske processer, som hjælper med at opdatere og synkronisere data på tværs af forskellige moduler, herunder lagermodulet.

Kundeservice og logistik

2. Kundeservice Kundens profil og købshistorik opdateres med den nye faktura, hvilket giver kundeservicemedarbejdere et opdateret billede af kundens interaktioner med virksomheden.

b. Genbestilling Hvis lagerbeholdningen falder under et bestemt genbestillingspunkt, kan systemet automatisk udløse en genbestillingsordre til indkøbsafdelingen.

Opdatering af lagerdata

Finansiel integration

Pastabiksen

Saldo

156.580,00

Moms

Købsfakturaren og leverandørens faktura stemmer overens, så nu mangler du blot at skrive leverandørens fakturanummer på din købsfaktura, og sætte den til betaling i banken. Du kan nu se på din bankkonto, at fakturaen er betalt. I kreditormodulet finder du leverandøren og registrerer købsfakturaen som betalt.

Debet/Kredit

290.627,35

Bilagsnr.

Tekst

Betaling af købsfaktura

Debet

01.04.202x 06.04.202x 06.04.202x

1106 1107

Saldo Hans Jensen Ole Eriksen

Din bankregistrering i dit ERP-system vil nu stemme overens med din bankkonto i pengeinstituttet. Du har nu fået indblik i, hvordan GourmetHjørnets forskellige afdelinger bruger ERP-systemet til at registrere varer, leverandører, køb og salg. Du kan klikke på menuen herunder, for at gense de forskellige afsnit af forløbet.

Betaling Nu er vi ved betalingsdato for fakturaen til Pastabiksen. Pastabiksen indbetaler det korrekte og fulde beløb til vores bankkonto.

Nu passer bankindstående med bankens kontoudtog. Samtidig bliver Pastabiksens faktura registreret som betalt og de har derfor ikke længere et udestående vedr. denne faktura. De kan dog sagtens i mellemtiden have købt andre varer og dermed fået nye fakturaer.

4.580,95 898,95

Kredit

Indbetalingen registreres i ERP-systemets finansmodul.

- -

128.567,45 133.148,40 134.047,35

Konto 12320 - Bankindestående

11120 11130 12110 12210 12320 13110 14220 14290 1100 2100 3100 3200 3400 3900 4100 6100

Tidligere i forløbet tjekkede lageret, at GourmetHjørnet modtog det rigtige antal pastamaskiner . Herefter genererede ERP-systemet en købsfaktura, der nu skal sammenlignes med den faktura, som GoumetHjørnet har modtaget fra leverandøren, GastroPasta.

BALANCE Biler Inventar Varelager Varedebitorer Bankindestående Egenkapital Varekreditorer Andre kreditorer RESULTATOPGØRELSE Nettoomsætning Vareforbrug Salgsfremmende omkostninger Lokaleomkostninger Bilers driftsomkostninger Øvrige omkostninger Personaleomkostninger Renteomkostninger

86.000,00 278.000,00 776.081,00 84.495,90 134.047,35 616.865,24 213.447,25 79.221,64 1.561.749,24 1.088.088,00 23.000,00 85.000,00 34.678,00 23.456,00 55.674,00 0

I25 I25 I25 - - - - - U25 I25 I25 I25 I25 I25 - -

Indbetalinger kan ses på konto 12320 - Bankindestående, hvor du skal registrere indbetalingen fra Pastabiksen

Klik på knappen for at indtaste indbetalingen.

Debet Debet Debet Debet Debet Kredit Kredit Kredit Kredit Debet Debet Debet Debet Debet Debet Debet

Kontonr.

01.04.202x

Kontonavn

Inden du registrerer indbetalingen i ERP-systemet, skal du starte med at kigge på kontoudtoget fra banken. Her skal der stå en indbetaling fra Pastabiksen på 156.580,00; altså det fulde beløb.

1108

Kontoplan

Registrering af betaling